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履歴書(応募書類)の封筒の宛名の書き方と郵送方法

書類審査が第一選考になっている会社が多いため、就活生は履歴書を郵送する機会もあるかと思います。これは、会社に対するファーストアプローチとなります。この段階でマイナスイメージを与えたくはありません。今回は、履歴書(応募書類)の封筒の宛名の書き方と郵送方法について正しいマナーを紹介します。

履歴書(応募書類)の封筒の宛名の書き方

封筒の表面に記入する事項は、下記の通りです。
・会社の郵便番号
・会社の住所
・会社名
・採用担当者名あるいは採用担当部署名
・「履歴書在中」の記入

封筒の裏面に記入する事項は、下記の通りです。
・自分の郵便番号
・自分の住所
・氏名
・日付

これら記入事項をボールペンでは細いので、サインペンで書くことをおすすめします。油性ペンは裏にうつってしまうので避けてください。

履歴書の封筒の宛名の書き方で気をつけることは、下記3点です。

1. 縦書きにする

2. 封筒の表面に赤字で「履歴書在中」と記入する

3. 自分の住所を裏面に書く

住所は、都道府県名や番地、号まで省略せずに丁寧にすべて書きましょう。(株)などの略称を使うのも避け、「株式会社」と正式に記載しましょう。横着はせず、丁寧に書いていくことが大切です。その誠意は字にもあらわれます。字を書くのが得意ではない人も、できる限り誠実に丁寧に書けば問題ないです。字が上手い下手とは違ったことが伝わります。

採用担当者名が分かる場合は、その個人名の後に「様」をつけるのが適切です。採用担当者名が分からない場合でも、「○○会社 採用ご担当者様」と記入すると良いでしょう。

「履歴書在中」の文字は、封筒の左下に入れるのが一般的です。履歴書とセット売りしている封筒であれば、既に印字されている場合が多いでしょう。しかし、書かれていない場合には、赤ペンで「履歴書在中」と書き、定規で文字の周りを四角く囲むようにします。

応募書類の郵送方法

履歴書などの応募書類を郵送する場合でも、普通郵便で問題ありません。ただし、応募書類を送る場合のマナーとして、添え状を同封するようにしましょう。添え状は少し分量がありますが、添え状がないとマイナス評価になりかねないので気をつけてください。

添え状は、パソコンで書くことが一般的となっているようです。Wordなどの文書を使い、書類として作成しましょう。字がきれいな方で自信がある方は手書きでも構いませんが、何社かに郵送することを考えれば、日付を変更する必要はありますが、パソコンで作ってしまったほうがずいぶんと楽です。

添え状を作成するときの注意点は下記の5点です。

1. 添え状の日付は履歴書の日付と同じにする

2. 字体は明朝体かゴシックの読みやすいフォントにする

3. 本文にまずは「拝啓」や時候の挨拶などの頭語を入れ、最後は必ず「敬具」でしめる

4. 求人をどのような媒体で知ったか書く

5. 少しアピールポイントを入れる

添え状、履歴書、あれば職務経歴書の順番に重ねて封筒に入れます。なお、封筒の口はセロハンテープやホッチキスなどでとめず、必ずノリでとめてください。

原則として会社に提出する書類は、あまり折るべきではありません。ただし、A3やB4の用紙は大きすぎるので二つ折りにはする必要があります。市販の履歴書はすでに二つ折りの状態になっていますので、そこは気にする必要はありません。

しかし、A4サイズになっている用紙をさらに二つ折りや三つ折りにするのは避けましょう。A4サイズで郵送するのがふさわしいです。これは基本的なマナーとなっています。ここは、きちんと守らないとマイナスイメージを与えてしまうかもしれません。

応募書類をA4サイズで郵送するということは、それに見合った封筒を用意する必要があります。したがって、応募書類の郵送に使うのはA4 サイズの封筒がベストということになります。色は白い封筒の方が紙質は丈夫なものが多いので安心感があります。就職活動で使用する封筒は、一般的に白い封筒がマナーとなっているようです。

応募書類は、ホッチキスやクリップでまとめないようにしてください。クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。郵送の途中に水に濡れてしまったり折れてしまったりすることもあるので、トラブル対応のために必要となります。もし、履歴書が折れてしまったりすると、印象が良くなくなってしまいます。

ちなみにA4サイズの郵便物は、定形外郵便になるので注意しましょう。重量によって値段が変わってくるので、料金不足で差し戻されて応募締め切りに間に合わなかったということが起こりかねません。心配な方は、郵便局から発送すると安心です。

まとめ

初めて会社に応募書類を提出するときは、ハラハラドキドキすると思います。でも、安心してください。上記に従って対応すれば問題ありません。添え状の書き方が少し難しいと感じられるかもしれませんが、調べれば例文も記載されています。最後には、この記事に書いた5つのポイントをチェックしていただければ大丈夫だと思います。就職活動は、初めてのことばかりで大変かと思いますが、良い経験だと前向きにとらえて頑張ってください。

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